Flanders Synergy let's work together
Thank God it's monday!

Thank God it's monday!

Verslag van de getuigenis van Vivaldis Interim tijdens het FS Congres 2016

 

Het lijkt een transitie uit het boekje: uitzendorganisatie Vivaldis Interim, die van een traditionele centraal geleide organisatie, een organisatie met zelfsturende teams werd. In een inspirerend vraaggesprek vertellen CEO Anke Ulens en HR Manager Koen Lambrechts over dit traject, waarbij het IAO canvas van Flanders Synergy als uitgangspunt diende. "De enige rol die ik nu nog heb is de kerstboom versieren", lacht Ulens.

De vier professionals op het podium kennen elkaar goed. Tom Van Acker en Karen Wouters van Flanders Synergy werken al een aantal jaar met Ulens en Lambrechts aan het verandertraject bij de uitzendorganisatie. Vandaar ook dat Wouters de twee van Vivaldis Interim in slechts een paar woorden kan omschrijven. Bij Ulens zijn dat de woorden optimist, no-nonsense en ondernemer. Bij Lambrechts: socioloog in hr-psychologenland, manager zonder manageritus en diplomaat. 

Stuk voor stuk zijn het eigenschappen en titels waar de twee veel aan hebben gehad bij het traject dat ze hun organisatie lieten doorlopen. "Zeven jaar geleden kwam ik in een sterk centraal geleid familiebedrijf terecht", vertelt Ulens. "Als ik daar aan terugdenk krijg ik er nog de kriebels van: we hadden 25 kantoren, die werden aangestuurd door een directeur. Ik voelde dat die controle niet klopte. Ik hou niet van macht, van de misbruik en de spelletjes die daarbij horen." 

Ideeënstromen

In alle organisaties waar Ulens werkte zag ze - ongeacht de van bovenaf opgelegde structuur - "allemaal bolletjes die elkaar overlapten". Die bolletjes staan voor de onderlinge, informele interactie binnen organisaties. "Er zit heel veel waarde in deze ideeën- en informatiestromen tussen mensen en teams", stelde ze vast. 

Ulens en Lambrechts wilden dat hun organisatie zou veranderen. Flanders Synergy werd ingeschakeld. "Bij veel organisaties waar wij binnenkomen zien we ellende. Maar bij jullie troffen we een florerend bedrijf", zegt Van Acker. "Jullie hadden geen aantoonbare aanleiding om jullie medewerkers te overtuigen om anders te gaan werken, hoe hebben jullie ze zot gekregen toch te veranderen?" Ulens lacht. "Je kan een soort dwang creëren door een goed toekomstbeeld te schetsen. Dat heeft gewerkt." 

Dat toekomstbeeld werd realiteit in de vorm van zelfsturende teams. Eerst werd een visie geformuleerd, zoals het IAO canvas voorschrijft. Daarbij werden ook de medewerkers en klanten betrokken. "Flexibele arbeid ligt aan de basis van ons bedrijf. Uit alle gesprekken pikten wij op dat de maandag net zo leuk kan zijn als de vrijdag, als je maar de juiste job hebt. Daarom werd ons leidmotief: Thank god, it’s Monday."

En met dat als uitgangspunt werden alle volgende stappen gezet. Het primaire proces werd onder de loep genomen. "De teams die we vervolgens hebben gebouwd, zitten allemaal rondom dat kernproces", zegt HR Manager Lambrechts.

De kerstboom
De organisatie is opnieuw ingedeeld in teams en in elk team zijn verschillende rollen. De teams werken verspreid over de verschillende kantoren in het hele land. Van Acker richt zich tot de zaal en benadrukt: "het primaire proces is leidend", dan weer tot zijn twee gasten: "jullie bouwden teams rondom het betekenisvolle werk dat jullie doen en zijn niet eerst gaan nadenken over de rol van bestuurders, dat vind ik heel interessant." "Hoeveel management is er nu eigenlijk nog bij Vivaldis?", vraagt Wouters. "U kijkt nu naar de helft", zegt Ulens lachend. 

Een management bestaande uit vier mensen op een organisatie van 170 personen: dat is flinke reductie ten opzichte van de eerdere organisatie. "Daardoor worstelen wij nu met een behoorlijke identiteitscrisis", vertelt Ulens. "Binnen de organisatie is nu de grap dat mijn enige overgebleven taak het versieren van de kerstboom is." Zij neemt nu deel aan het leiderschapsproject van Flanders Synergy, samen met zeven andere innovatieve arbeidsorganisaties. 

In de zaal wordt driftig meegeschreven door de zestig toehoorders. "Hoe zit het met mensen die bij jullie komen werken en die vragen naar doorgroeimogelijkheden?", vraagt iemand. Lambrechts vertelt dat goed wordt uitgelegd bij wat voor organisatie mensen terecht komen. "Verticaal groeien is bij ons inderdaad moeilijk, maar je kunt wel horizontaal groeien. Het is niet de bedoeling dat als iemand een bepaalde rol heeft in een team, hij deze tot zijn pensioen blijft vervullen." 

"En wat als er tegenstrijdige meningen zijn in een team?", vraagt een andere bezoeker. Ulens en Lambrechts moeten lachen. Dat komt met enige regelmaat voor, zo blijkt. "Er zijn filosofische discussies, maar ook hele banale. De coach in een team heeft dan de rol om als moderator op te treden. Dan komen de teams er eigenlijk meestal wel uit." 

Voordat Van Acker en Wouters hun vragenlijst hebben kunnen afwerken is het tijd voor koffie. Toch hebben Ulens en Lambrechts met een deel van hun verhaal al laten zien dat het IAO canvas van Flanders Synergy niet alleen in theorie, maar ook in de praktijk werkt.